ecos office center münchen | König Büro-Management II GmbH

Im Folgenden informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die König Büro-Management II GmbH und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte.

 1. Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

 Wir verarbeiten die bei unseren Auftraggebern erhobenen Daten ausschließlich zum Zwecke der Anbahnung und Abwicklung von Verträgen, dem aus diesen Verträgen entstehenden Forderungsmanagement sowie zur vereinbarten Betreuung. Soweit zur Anbahnung oder Durchführung eines Vertragsverhältnisses oder im Rahmen der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen die Angabe personenbezogener Daten erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGOV.

Dabei verarbeiten wir folgende Kategorien von Daten: Die dienstlichen Adress- und Kontaktdaten (Telefon, E-Mail), Abteilungszuordnung und ggf. Standort/Filiale unserer Auftraggeber bzw. deren Ansprechpartner, u.U. Personalausweisdaten. Die Verarbeitung dieser Daten ist für die Erfüllung der o.g. Zwecke erforderlich.

Bei Verträgen mit Postbearbeitung speichern wir ggf. auch die private Adresse zur Nachsendung, sofern dies vom Auftraggeber vertraglich gefordert ist.

Bei Verträgen mit Telefonservice verarbeiten wir darüber hinaus Daten der Kunden unserer Auftraggeber, deren Art und Umfang vom jeweiligen Vertragspartner abhängig ist, ausschließlich zur Weiterleitung an den Auftraggeber. Für die Information der Kunden nach Artikel 13 DSGVO ist ausschließlich der Auftraggeber verantwortlich.

Bei Verträgen zur Bereitstellung von Geschäfts- und Postadressen, speichern wir darüber hinaus die Personalausweiskopien der Unterzeichnenden bzw. auftretenden Person auf Grund der gesetzlichen Verpflichtung nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO und § 2 Abs. 13 c GWG (Geldwäschegesetz) zum Identitätsnachweis.

Zudem können wir rechtmäßig personenbezogene Daten für bestimmte Zwecke (z.B. Einladungen zu Veranstaltungen, Werbeaktionen etc.) auf Basis ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO verarbeiten. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Der Widerruf einer Einwilligung wirkt erst für die Zukunft und berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.

Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Dies können beispielsweise folgende Verarbeitungen sein:

•   Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen,

•   Für die Ausführung von Geschäftsprozessen und internem Management. Dazu gehören allgemeine Verwaltung, Auftragsverwaltung und Verwaltung des Vermögens. Wir verfügen über zentrale Datenverarbeitungsanlagen.

•   Wir führen Audits und Untersuchungen ebenso wie Unternehmenskontrollen durch und verwalten und verwenden Kunden-, Anbieter- und Geschäftspartnerverzeichnisse. Außerdem verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten für Finanz-, Buchhaltungs-, Archivierungs- und Versicherungszwecke.

•   Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten,

•   Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs unseres Unternehmens,

•   Verhinderung und Aufklärung von Straftaten,

•   Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit (z.B. Zutrittskontrollen),

•   Maßnahmen zur Sicherstellung des Hausrechts,

2. Nutzung und Weitergabe personenbezogener Daten

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen und Stellen Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen.

Wir übermitteln personenbezogene Daten an Dritte nur dann, wenn dies im Rahmen der Vertragsabwicklung notwendig ist, wenn Sie zuvor ausdrücklich eingewilligt haben, wenn wir hierzu gesetzlich oder durch eine gerichtliche oder behördliche Anordnung verpflichtet sind oder dies zur Durchsetzung unserer Rechte, insbesondere zur Durchsetzung von Ansprüchen aus einem Vertragsverhältnis mit Ihnen, erforderlich ist. Abhängig von den jeweiligen Aufträgen und Serviceverträgen können die Daten an folgende Kategorien von Empfängern übermittelt werden: Banken, Post- und Logistikdienstleister, unseren Cloud-/IT Dienstleistern sowie angeschlossenen Standorten der ECOS-Gruppe (nur bei Nutzung CityNet und MeetingNet).

3. Dauer der Datenspeicherung

Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses, bzw. Ablehnung eines Angebots werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert, solange wir dazu gesetzlich verpflichtet sind bzw. prüfen wir, ob die Daten noch benötigt werden. Außerdem kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden können (z.B. gesetzliche Verjährungsfristen).

4. Bereitstellung der personenbezogenen Daten

Im Rahmen der Anbahnung eines Vertrags bzw. Abschluss eines Vertrages müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für einen Abschluss des Vertrages und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir nicht in der Lage sein, einen Vertrag mit Ihnen zu schließen.

5. Ihre Rechte

Sie können folgende Rechte geltend machen:

Auskunft nach Art. 15 DSGVO, über die zu Ihrer Person bei uns gespeicherten Daten.

Berichtigung nach Art. 16 DSGVO. Sind bei uns gespeicherte personenbezogene Daten unrichtig oder unvollständig, haben Sie gem. Art. 16 DSGVO das Recht, diese berichtigen bzw. vervollständigen zu lassen.

Löschung nach Art. 17 DSGVO, sofern andere gesetzliche Verpflichtungen nicht entgegenstehen, haben Sie das Recht auf die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten.

Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO. Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen, wenn die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen, wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben.

Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO. Ist die Verarbeitung mit Hilfe eines automatisierten Verfahrens erfolgt, haben Sie das Recht, die Daten in einem gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln bzw. durch uns übermitteln zu lassen.

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO. Sie könne bei Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben der Verarbeitung widersprechen, dabei ist jedoch zu berücksichtigen, ob schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vorliegen oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

Sofern die Verarbeitung von Daten auf Grundlage einer Einwilligung erfolgt, sind Sie nach Art. 7 DSGVO berechtigt, Ihre Einwilligung in die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Zusätzlich ist zu beachten, dass bestimmte Daten zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben ggf. für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden müssen.

Sie haben die Möglichkeit gemäß Art. 77 DSGVO, sich an den oben genannten Datenschutzbeauftragten zu wenden oder bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Die Anschrift, der für unser Unternehmen zuständigen Aufsichtsbehörde, finden Sie unter dem folgenden Link: https://www.bfdi.bund.de/DE/Service/Anschriften/Laender/Laender-node.html.